Komunikasi Adalah Keterampilan Memimpin Rapat

Biaya Rapat Anda

Apakah Anda pernah menghitung biaya rapat Anda? Anda perlu menghitung mulai dari biaya snack, listrik, sewa ruangan, dan juga gaji per jam yang dipergunakan. Menurut Harvard, dengan perkiraan gaji rata-rata professional IT maka pertemuan satu jam untuk empat orang akan membebani perusahaan sekitar USD 300. Ini hanyalah sebuah contoh. Yang perlu ditekankan di sini adalah kita perlu memanfaatkan setiap detik pertemuan rapat yang diadakan. Komunikasi adalah memfasilitasi pertemua rapat seefektif dan seefisien mungkin. Pertanyaannya bagaimana caranya? Seringkali kita rapat tanpa tujuan yang jelas atau berakhir tanpa kesepakatan atau tindak lanjut. Bagaimana membuat komunikasi berjalan efektif? Ikuti terus artikel ini.

Milikilah Agenda Dalam Pertemuan Rapat Anda

Sebelum Anda mengundang banyak pihak untuk melakukan pertemuan rapat, Anda perlu menyatakan dengan jelas tujuan dan agenda rapat yang hendak diadakan. Anda bisa saja menyertakan tujuan dan agenda rapat dalam undangan yang Anda kirimkan pada calon peserta rapat. Dengan demikian orang memiliki cukup waktu untuk berpikir dan mempersiapkan diri untuk berbagi ide dan data. Sebagai manajemen kepemimpinan, komunikasi adalah menentukan tujuan dan agenda rapat yang jelas dalam tahap persiapan.

Alokasi Waktu Untuk Pertemuan Rapat Anda

Alokasikan waktu khusus untuk pertemuan rapat Anda. Tambahkan perkiraan waktu untuk setiap poin agenda rapat untuk memberikan arahan kepada calon peserta rapat mengenai apa yang perlu disiapkan dengan durasi waktu yang ada. Buatlah kebiasaan agar rapat dapat dimulai tepat waktu dan selesai dalam durasi yang ditentukan. Ketepatan memperkirakan durasi tiap poin di agenda memegang peranan penting. Komunikasi adalah membuat rapat berjalan efisien dan efektif. Untuk itu jaga durasi rapat menjadi 60-90 menit saja. Lebih dari itu orang biasanya kehilangan konsentrasi. Bagilah menjadi dua rapat yang berbeda bila perlu untuk membahas topik bahasan yang berbeda secara spesifik. Sebagai manajemen dan manajer, Anda perlu mempertimbangkan level konsentrasi dan energi peserta rapat. Laporan kemajuan rutin bisa saja dibahas dalam surel atau saluran komunikasi lainnya. Pastikan rapat bermanfaat untuk diskusi yang menuntut pendapat banyak pihak dan penyelesaian masalah.

Memancing Diskusi Yang Produktif

Saat Anda menjalankan rapat, Anda ingin merangsang diskusi. Komunikasi adalah diskusi yang produktif dan efektif. Berikut ini beberapa tips.

1. Persiapkan rapat Anda dengan menuliskan pertanyaan yang akan Anda ajukan.

Ketika Anda mengajukan pertanyaan yang hebat, biarkan orang diam sehingga mereka punya waktu untuk berpikir.

2. Kedua, pantau partisipasi sehingga setiap orang memiliki kesempatan untuk berbicara.

Komunikasi adalah memberikan kesempatan setara bagi setiap orang untuk berpartisipasi dalam memberikan opini dari perspektif masing-masing.

3. Tiga, tunjukkan bahwa Anda mendengarkan dengan memparafrasekan konten dan emosi ketika orang lain berbagi.

Hal ini penting karena komunikasi adalah upaya memahami orang lain terlebih dahulu dan mendengarkan secara aktif.

4. Akhirnya, Anda dapat menghasilkan diskusi hebat dengan memperhatikan isyarat non-verbal.

Komunikasi adalah integrase dari pesan yang disampaikan dan reaksi non-verbal. Perhatikan apakah orang-orang kelihatan bingung atau frustrasi atau mereka berpikir? Tanggapi isyarat non-verbal untuk mendorong partisipasi penuh.

Komunikasi Adalah Menciptakan Rapat Yang Produktif

Rapat yang produktif dimulai dari agenda dan tujuan yang jelas. Dalam rapat tersebut ada diskusi yang dipandu dengan pertanyaan yang efektif. Dalam interaksinya, tiap orang dapat berpendapat dan berkontribusi dengan persiapan matang. Selesai rapat, muncul notulen yang disepakati bersama untuk tindak lanjut atau pengambilan keputusan. Asahlah proses komunikasi Anda. Dalam teori kepemimpinan, komunikasi memegang peranan penting. Ciptakan komunikasi bisnis yang bermakna bagi karir Anda. Selamat mencoba.